Hoe lang bewaart een psycholoog jouw dossier? Wettelijke bewaartermijnen
Inleiding: Een Casus
Stel: Mevrouw Jansen, een cliënt van psycholoog De Vries, beëindigt haar therapie. De Vries vraagt zich af hoe lang hij het dossier van Mevrouw Jansen moet bewaren. Dit is een vraag die veel psychologen bezighoudt. De bewaartermijn van dossiers is namelijk wettelijk geregeld, en de regels zijn niet altijd even eenvoudig te begrijpen. Dit artikel duidt de wettelijke regels rondom de bewaartermijn van dossiers van psychologen toe, en belicht de verschillende invalshoeken, van specifieke situaties tot de algemene principes.
Specifieke Situaties & Uitzonderingen:
Gegevens van Minderjarigen:
De bewaartermijn voor dossiers van minderjarige cliënten is een cruciaal punt. De wetgeving beschermt de privacy van kinderen extra. Na de meerderjarigheid van de cliënt blijft het dossier in principe bewaard, maar de toegang tot het dossier wordt beperkt. De minderjarige cliënt heeft recht op inzage en kan bezwaar maken tegen de verwerking van zijn of haar gegevens. De psycholoog dient deze rechten zorgvuldig te respecteren en de wettelijke kaders te kennen, met name de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die specifieke bepalingen voor kinderen bevat.
Beëindiging van de Therapie:
Bij beëindiging van de therapie is het essentieel dat de psycholoog een heldere procedure volgt. Dit omvat niet alleen de afronding van de therapeutische relatie, maar ook de correcte verwerking en bewaring van het dossier. Een goed afrondingsgesprek en een duidelijke communicatie over de bewaartermijn zijn hierbij van belang. De cliënt dient geïnformeerd te worden over de bewaartermijn en zijn of haar rechten omtrent inzage en correctie.
Overlijden van de Cliënt:
In het geval van overlijden van de cliënt verandert de situatie. De nabestaanden hebben in principe geen recht op inzage in het dossier, tenzij er specifieke redenen zijn (bijvoorbeeld bij een testament of een lopende juridische procedure). De psycholoog moet in deze situatie goed afwegen welke informatie wel en niet kan worden gedeeld, rekening houdend met de privacy van de overledene en de belangen van de nabestaanden. De wettelijke kaders rondom privacy blijven hierbij van toepassing;
Verwijzing naar Andere Zorgverleners:
Wanneer een cliënt wordt verwezen naar een andere zorgverlener, dient de overdracht van relevante informatie zorgvuldig te gebeuren. Dit kan betekenen dat delen van het dossier worden overgedragen, maar de psycholoog dient hierbij de privacy van de cliënt te beschermen en alleen noodzakelijke informatie te delen. De overdracht moet gedocumenteerd worden en voldoen aan de wettelijke eisen.
Algemene Wettelijke Regels & Richtlijnen:
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming):
De AVG is de belangrijkste wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. Deze wet legt strenge eisen op aan de verwerking van persoonsgegevens, inclusief medische gegevens. Psychologen dienen zich strikt aan de AVG te houden, wat betekent dat zij zorgvuldig om moeten gaan met de gegevens van hun cliënten en deze alleen mogen verwerken voor specifieke, gerechtvaardigde doeleinden. De AVG schrijft geen specifieke bewaartermijn voor, maar benadrukt het belang van data-minimalisatie en het bewaren van gegevens niet langer dan noodzakelijk.
Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO):
De WGBO regelt de relatie tussen zorgverlener en patiënt. Deze wet schrijft voor dat psychologen een zorgvuldig dossier moeten bijhouden. Hoewel de WGBO geen specifieke bewaartermijn voorschrijft, impliceert de zorgvuldigheidsplicht dat het dossier lang genoeg bewaard moet worden om de zorg te kunnen rechtvaardigen en eventuele vragen te kunnen beantwoorden. De bewaartermijn is dus afhankelijk van de specifieke situatie en de aard van de gegevens.
Richtlijnen beroepsorganisaties:
Naast de wetgeving zijn er ook richtlijnen van beroepsorganisaties zoals de Nederlandse Vereniging van Psychologen (NIP). Deze richtlijnen geven concrete aanbevelingen over het bijhouden en bewaren van dossiers. Hoewel deze richtlijnen geen wettelijke kracht hebben, worden ze wel als een belangrijke leidraad gezien en dienen ze als best practice. De richtlijnen kunnen specifieke aanbevelingen geven over de bewaartermijn, afhankelijk van de soort therapie en de aard van de gegevens.
De Praktische Implementatie:
In de praktijk is het bepalen van de juiste bewaartermijn een afweging tussen verschillende belangen. Aan de ene kant is het belangrijk om voldoende gegevens te bewaren voor de kwaliteit van de zorg en eventuele aansprakelijkheidsclaims. Aan de andere kant is het belangrijk om de privacy van de cliënt te beschermen en gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Een goede balans vinden is essentieel.
Een veelgebruikte aanpak is om een bewaartermijn van 15 jaar aan te houden. Dit is echter geen wettelijke verplichting en is afhankelijk van de specifieke situatie en de aard van de gegevens. Sommige gegevens kunnen langer bewaard moeten worden, terwijl andere gegevens sneller verwijderd kunnen worden. Het is belangrijk om een duidelijk bewaarbeleid te formuleren en dit te documenteren.
Het is aan te raden om regelmatig de dossiers te evalueren en te beoordelen of de gegevens nog steeds nodig zijn. Onnodige gegevens kunnen dan verwijderd worden om de privacy van de cliënt te beschermen. De psycholoog dient een systeem te hebben om de dossiers te archiveren en te beveiligen, conform de eisen van de AVG.
Conclusie:
De bewaartermijn van dossiers van psychologen is een complex onderwerp dat zowel wettelijke als ethische aspecten omvat. Er is geen eenduidig antwoord op de vraag hoe lang een dossier bewaard moet worden. Het is belangrijk om de specifieke situatie te beoordelen, rekening te houden met de AVG, de WGBO en de richtlijnen van beroepsorganisaties, en een afweging te maken tussen de belangen van de cliënt en de verantwoordelijkheden van de psycholoog. Een helder bewaarbeleid en een goede documentatie zijn essentieel om aan alle wettelijke en ethische eisen te voldoen. Raadpleeg bij twijfel een jurist gespecialiseerd in medisch recht of een andere deskundige op het gebied van gegevensbescherming.
Labels: #Psycholoog